Buat SPK

Butuh add-on Modul Bengkel

SPK (Surat Perintah Kerja) adalah catatan satu pekerjaan: kendaraan apa, keluhannya apa, siapa yang mengerjakan, dan berapa biayanya.

Alur lengkapnya punya enam tahap, dan yang paling penting ada di tengah — persetujuan pelanggan sebelum kerja dimulai:

Draft → Menunggu Persetujuan → Disetujui → Dikerjakan → Selesai (QC) → Selesai

1. Terima kendaraan

Buka Bengkel (SPK) → SPK Baru, atau lewat Penerimaan Kendaraan.

Cek dulu apakah kendaraannya pernah datang: gunakan Cari Plat Nomor / Merk. Kalau sudah pernah, datanya tinggal dipilih beserta riwayat servisnya. Kalau belum, ketuk Daftarkan kendaraan.

2. Catat kondisi masuk

Isi data ini saat kendaraan diterima, bukan belakangan:

Kolom	Isi dengan
Plat Nomor	Nomor kendaraan
Odometer	Kilometer saat masuk
Keluhan	Kata-kata pelanggan sendiri
Diagnosa	Temuan mekanik setelah diperiksa

Tulis keluhan apa adanya, jangan diterjemahkan

Tulis “bunyi kasar kalau belok kanan” seperti yang dikatakan pelanggan — jangan langsung diubah jadi “bearing roda”. Keluhan adalah versi pelanggan, Diagnosa adalah versi mekanik. Memisahkan keduanya menyelamatkan Anda saat pelanggan berkata “kok yang saya keluhkan tidak diperbaiki?”

Odometer juga bukan sekadar formalitas — itu yang membuat Anda bisa mengingatkan pelanggan kapan servis berikutnya jatuh tempo.

3. Susun estimasi

Ketuk Tambah item untuk memasukkan jasa dan sparepart yang diperlukan. Tiap baris punya Kuantitas, Harga Satuan, dan Catatan.

Jasa dan sparepart sama-sama dimasukkan sebagai item — kalau katalog Anda belum disiapkan, lihat Jasa servis sebagai item jualan.

Tetapkan juga Mekanik yang akan mengerjakan. Kalau belum ada yang terdaftar, tertulis “Belum ada mekanik”.

Kalau item gagal masuk, muncul “Gagal menambahkan item” — biasanya karena koneksi; coba lagi.

4. Kirim estimasi & tunggu persetujuan

Ini tahap yang membedakan bengkel yang rapi dari yang sering ribut soal tagihan.

Ketuk Kirim estimasi. Status SPK berubah jadi Menunggu Persetujuan.

Jangan mulai bekerja sebelum disetujui

Perselisihan biaya di bengkel hampir selalu berasal dari satu hal: pekerjaan dikerjakan lebih dulu, biayanya disebutkan belakangan.

Tahap ini ada supaya pelanggan tahu angkanya sebelum obeng menyentuh mesin. Butuh dua menit, dan menghemat perdebatan satu jam di kasir.

Setelah pelanggan setuju, ketuk Disetujui — mulai (atau Mulai kerjakan). Status berubah jadi Dikerjakan.

Kalau ada perubahan di tengah jalan

Mekanik membongkar dan menemukan kerusakan lain — hal biasa di bengkel.

Gunakan Kembali ke draft, tambahkan item baru, lalu Kirim estimasi lagi untuk persetujuan ulang. Pelanggan menyetujui angka yang baru, bukan terkejut saat membayar.

Riwayat kendaraan

Buka Riwayat Kendaraan untuk melihat servis kendaraan yang sama sebelumnya. Kalau baru pertama kali, tertulis “Tidak ada riwayat untuk kendaraan ini.”

Ini keunggulan yang tidak bisa ditiru bengkel sebelah: pelanggan jarang ingat kapan terakhir ganti oli, tapi Anda bisa membukanya dalam tiga detik. Karena itu, daftarkan kendaraan sejak kunjungan pertama meski pekerjaannya kecil.

Melihat daftar SPK

• Semua aktif — pekerjaan yang sedang berjalan
• Riwayat — yang sudah selesai

Kalau kosong, tertulis “Tidak ada SPK”.

Perlu membatalkan? Gunakan Batalkan SPK.

Langkah selanjutnya

• Jasa servis sebagai item jualan — siapkan katalog jasa dan sparepart
• Selesaikan & tagih SPK — menutup pekerjaan dan menerima pembayaran